Zasady wystawiania faktur online nie różnią się praktycznie niczym od zasad sporządzania ich papierowych odpowiedników. Naturalnie różnice polegają na wykorzystaniu do tego celu nieco innych narzędzi, ale… na tym one się kończą.
Ramy czasowe
Faktura powinna być wystawiona najpóźniej do 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu dostawy towaru lub świadczenia określonej usługi. Często jednak bywa i tak, że proces ten ma miejsce znacznie wcześniej. Należy jednak pamiętać, że ta wydawałoby się prosta zasada, nie dotyczy wszystkich.
Kto zatem nie musi ich „respektować”? Do uprzywilejowanych podmiotów należą dostawcy energii elektrycznej lub też niektórych usług budowlanych. Warto jednak zaznaczyć, że obydwie te branże charakteryzują się dość specyficzną metodą rozliczania swoich usług, co oczywiście prowadzi do takich a nie innych opóźnień.
Nabywca też ma prawa
Wystawienie faktury online (lub papierowej) nie zawsze jest obowiązkiem sprzedawcy, ale to nabywca ma prawo, by żądać jej – mówiąc kolokwialnie – do paragonu. Naturalnie istnieją określone ramy czasowe, w trakcie których takie żądanie może nastąpić. Prawo mówi jasno – jest to okres trzech miesięcy od momentu, w którym wystawiono dowód sprzedaży.
Czy to oznacza, że wystawienie faktury jest obowiązkiem każdego czynnego podatnika VAT? Otóż tak! Pewnym wyjątkiem są te podmioty, które korzystają ze zwolnienia z VAT. Mogą one rzecz jasna wystawić fakturę, ale wcale nie są do tego zobligowane. Sporządzony w ten sposób dokument, może być nazwany zarówno fakturą lub rachunkiem. Tak czy inaczej – jest on traktowany jako faktura.
Różne faktury, jeszcze więcej możliwości
Nowoczesne aplikacje komputerowe mogą pomóc w sporządzaniu szerokiej gamy faktur online. Mowa tu m.in. o dokumentach zaliczkowych, korygujących, końcowych, uproszczonych, pro forma itd. Korzystanie z narzędzi cyfrowych jest pod tym względem dużo łatwiejsze, choć nadal wymaga odpowiedniej wiedzy rachunkowej i… informatycznej.
Tak czy inaczej, faktury online są wygodnym narzędziem rozliczeniowym. Trzeba jednak pamiętać, że są one sporządzane na tych samych zasadach, co dokumenty papierowe. Co ważne – podatnik nie ma obowiązku ich drukowania, aczkolwiek musi je archiwizować w wersji cyfrowej.
Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z firmy Afaktury.
